法務

8.NPO法人の総会

総会は正会員によって構成されるNPO法人の最高意思決定機関で、非常に重要な会議です。総会の権限・議案や招集方法・期限、委任・書面表決の可否・方法、総会議事録の記載事項など具体的なことは皆さんの団体の「定款」に記載されています。総会開催が近づいてきたら、必ず定款を確認するクセを付けましょう。

 

認定基準でも、NPO法人として適正な運営のベースとなる総会はチェックポイントの一つです。招集通知や議案書、委任状・書面表決状、議事録などはきちんと作成し、保管しておきましょう。

 

NPO法人の中には総会を開いたことにして、議事録だけ作文するような団体もあるようですが、そうした団体は会員等からの批判にさらされるだけでなく、NPO法上も処罰の対象となり得ます。実際に福祉系の団体で、総会を開かず定款変更を行い、介護保険事業等の指定を取り消され、補助金返還を求められたり、改善命令の対象となった事例もあります。確かに総会の一連の手続きは手間がかかりますが、NPO法人である以上きちんと行って下さい。

 

総会の開催義務

Q】総会は必ず開催しなければいけませんか?

A】役員・正会員が少なくお互いよく知った仲で、実際の法人運営は適宜話し合って進めている団体もあるかと思いますが、最低年1回の総会開催は法律上の義務です。こうした場合には20124月の改正NPO法で、正会員全員が議案に同意すれば総会で決議されたものとみなす「みなし総会決議」が可能になっていますので、活用するのも一案です。

 

電子メールによる総会招集・委任

Q】総会の招集や委任状回収を電子メールでやってよいのですか?

A】定款で「電磁的方法」による招集や委任が記載されていれば可能です。この「電磁的方法」というのが、具体的には電子メール等を意味しています。念のため、委任状のメール本文や添付ファイルはプリントして保管しておくと良いと思います。なお、「ファクシミリ(FAX)」をどう扱うかは所轄庁により、やや異なります。安全策のためには、「書面、ファクシミリ又は電磁的方法」と定めておくと安心です。

 

総会後の報告義務

Q】総会の後の報告事項にはどんなものがありますか?

A】一般的な定款では、事業報告・決算や役員選任は総会権限になっていることが多いので、総会開催後に以下のような様々な報告・手続きが必要となります。3月決算法人(事業年度が4月~3月)の場合、630日までの事業報告書等提出が義務となります。6月下旬に総会を開催していると、提出が間に合わなくなる恐れもありますので、余裕を持って理事会・総会等のスケジュールを立てましょう。

  • ●総会終了後、事業年度終了後3ヶ月以内⇒事業報告書・活動計算書・貸借対照表・注記・財産目録・年間役員名簿・社員名簿(10人以上)を所轄庁へ提出
  • ●総会終了後、役員変更時には遅滞なく⇒役員変更届・(最新の)役員名簿・就任承諾書と宣誓書(新任時)・住民票等(新任時)を所轄庁へ提出
  • ●代表理事等代表者変更後、2週間以内⇒法務局で変更登記 ※「5.NPO法人の理事」の参考記事を参照
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